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L'impact des TIC sur les processus de la mobilité interne

Marine TROUILLET

Une pluralité d'acteurs au service de la mobilité

La mise en œuvre du SIRH au regard de la mobilité nécessite l’implication de divers acteurs de l’entreprise au-delà du service RH, et notamment des managers. 

Les RH et les managers partagent par le SIRH certaines informations. Ils doivent également communiquer autour des actions mises en place dans le cadre de la mobilité et des résultats obtenus. Le service RH doit mobiliser les managers autour de la politique de mobilité et créer un « partenariat » de travail sur cette thématique. 

Une des difficultés des RH est de convaincre les cadres opérationnels de transmettre, via le SIRH, l’ensemble des informations sur leurs collaborateurs. En effet, les managers, qui disposent d’une grande connaissance des compétences de leurs équipes, sont enclins à communiquer sur leurs besoins de personnel auquel la mobilité pourra répondre, mais, ils sont réticents à communiquer sur les meilleurs éléments de leur équipe, qu’ils n’ont pas envie de voir partir, même au sein d’un même groupe. Le service RH doit alors prouver l’intérêt de favoriser la mobilité notamment par la montée en compétences et/ou en responsabilités du salarié.  

Les RH sont moteurs de la mobilité par une bonne connaissance de l’entreprise, des métiers, des évolutions envisagées. Ils ont un rôle prépondérant de communication en amont des principes de la mobilité et doivent solliciter l’aide des managers à la résolution des problèmes de mobilité rencontrés, pour les rendre acteurs du projet.

Les entreprises qui disposent d’un SIRH mis en place depuis plusieurs années peuvent s’appuyer sur l’historique des mobilités. Le service RH peut davantage illustrer les avantages produits par la mobilité au sein de l’établissement ou du service dans lequel évolue le manager, ou pour un de ses anciens collaborateurs promu.

Au-delà de toute réticence de partage d’information du manager, le SIRH favorisera toutefois cette mobilité car le salarié peut désormais être à l’initiative de sa demande de mobilité.

Le SIRH créé une « plateforme partagée » qui fait gagner le processus mobilité en réactivité et en partage d’information. Tous les acteurs concernés peuvent s’y exprimer : le salarié formule son intérêt pour un poste, les RH consultent son manager. Ils peuvent, dans un délai court informer le salarié de sa possibilité de pourvoir le poste convoité en fonction d’éléments factuels (compétences, expérience) que le salarié pourra retrouver sur la fiche de poste dans le SIRH. Le gain de temps procuré par l’utilisation du SIRH et son partage d’informations évitent au salarié une éventuelle frustration d’attente de réponse ou d’une demande non traitée.  

Le SIRH développe la transparence du processus de mobilité. Pour les entreprises pour lesquelles la mobilité interne est un enjeu majeur, ces applications leur permettent ainsi d’avoir en temps réel une vision globale des ressources disponibles.  Si autrefois les viviers de candidats à la mobilité étaient listés sur des fichiers Excel (qui n’étaient pas toujours partagés par l’ensemble des acteurs du recrutement), les SIRH actuels permettent une visibilité et une corrélation des données de chaque parcours. Le RH peut ainsi effectuer des analyses plus pertinentes sur le capital humain et les compétences disponibles dans l’entreprise. Cette évolution constitue un véritable atout en termes de gestion de carrières et de mobilité interne. 

Un salarié de plus en plus acteur de son évolution professionnelle 

Les interfaces du SIRH ont désormais pour vocation d’accompagner l’évolution professionnelle des salariés. En plus de la bourse d’emploi, ces sites les informent sur les métiers de l’entreprise, les parcours professionnels et les dispositifs de formation. Ils rassemblent toute l’information permettant au salarié de construire son projet d’évolution professionnelle. 

Pour exemple, « mon itinéraire », SIRH d’Orange initié en 2012, permet à tous les salariés de visualiser les parcours internes auxquels ils peuvent prétendre. Tout y est expliqué : le contenu du poste, la localisation et l’ensemble du contexte environnemental. Le salarié dispose ainsi de l’intégralité des informations liées à son éventuelle mobilité. Un même outil est au service des 80 000 utilisateurs, afin d’assurer la visibilité des 403 métiers sur 85 bassins d’emplois. Ce nouveau SIRH permet une double approche à chaque collaborateur : d’une part, une approche géographique des effectifs, métiers et activités exercés par région ; et d’autre part, l’opportunité d’une personnalisation de parcours qui précise à chacun les métiers qui lui sont accessibles afin que chacun puisse se construire son parcours professionnel. Fin octobre 2013, « mon itinéraire » comptait 5 000 visiteurs uniques par mois. 

Sur ces sites, le salarié peut également trouver des témoignages de salariés sur leurs métiers, des vidéos, des actualités sur l’évolution professionnelle. Ainsi, les collaborateurs d’Orange partagent également leur expérience de la mobilité sur leur SIRH. Les salariés intéressés par la mobilité peuvent être accompagnés par une équipe dédiée « orange avenir ».

Ces applications amènent le salarié à devenir de plus en plus acteur de son évolution professionnelle. Les TIC (Technologies de l’Information et de la Communication) responsabilisent le salarié. Celui-ci bénéficie d’un profil qu’il met à jour en fonction de ses compétences, de ses formations effectuées ou en cours.  Les applications les plus « avancées » peuvent permettre à ce dernier de mesurer les « écarts » entre les compétences qu’il a acquises et les compétences à détenir par rapport à un emploi visé. Ces mêmes outils donnent la possibilité au salarié de mettre à jour lui-même sa fiche talent et ses souhaits de mobilité. Le salarié peut ainsi « s’auto déclarer » candidat à la mobilité.

Lorsqu’un salarié postule à une offre d’emploi via la bourse d’emploi, il peut désormais suivre l’état d’avancement du traitement de sa candidature, ce qui n’existait pas auparavant. 

Les défis en matière de SIRH 

Le contexte économique amène les entreprises à revoir leur politique de recrutement, et plus particulièrement leur politique de gestion des talents basée sur  le recrutement interne. Pour celles-ci, la fidélisation et l’implication de leurs collaborateurs sont devenues essentielles. Elles doivent continuer de fidéliser leurs talents et de les développer en répondant à leurs souhaits d’évolution et les mettre en mobilité. Pour cela, elles doivent faire connaître les possibilités d’évolution en interne, mais aussi conduire le changement pour que les managers parfois « réticents » acceptent de voir partir les talents de leur équipe en comprenant que d’autres talents pourront les rejoindre. Pour répondre à cette problématique, il est fondamental pour les entreprises de revoir leurs processus de recrutement interne et les processus d’évolution professionnelle au sein d’une politique de gestion intégrée des talents.

L’enquête Cornerstone indique que les outils sont perçus pour les entreprises comme un moyen de rendre le processus de recrutement interne plus efficace. Les bénéfices sont l’augmentation du nombre de postes pourvus, la réduction de la durée de recrutement, la rétention des talents sur le long terme, la satisfaction des collaborateurs. 

Le SIRH est désormais un outil indispensable dans l’accompagnement des entreprises dans leur politique de mobilité interne. Toutefois, des défis doivent encore être relevés pour faire de la mobilité interne un levier pertinent de performance avec l’aide du SIRH.  Ces défis portent sur le développement d’une culture d’entreprise, sur la communication autour de la mobilité interne, mais aussi, sur l’amélioration de la productivité, la fiabilisation des données et la mesure de la performance. 

Développer une culture d’entreprise

Pour qu'une stratégie de mobilité interne devienne efficace, une transformation culturelle doit s'opérer à tous les niveaux de l'entreprise, depuis les équipes de dirigeants jusqu'aux managers.Tous doivent comprendre ce que l'entreprise a à gagner en encourageant la mobilité interne : fidélisation, engagement et, au final, réductions de coûts. 

Dans le cadre de sa politique de mobilité, l’entreprise décide parfois la mise en place de nombreux et « beaux » outils. Au-delà de la décision d’introduction du SIRH dans l’entreprise, l’importance est de faire vivre et d’animer ces outils. Les RH sont porteurs de la réussite de la politique mobilité via le SIRH. Leur rôle est donc d’expliquer et de communiquer sur la politique de mobilité de l’entreprise et sur les outils mis à la disposition de chaque salarié (manager, salarié) pour répondre à ses besoins. 

Pour mobiliser les acteurs dans les nouvelles pratiques et développer un nouvel état d’esprit, il faut les associer au changement et communiquer sur les nouveaux processus en amont. Avec la transformation digitale, le mode de management change dans l’entreprise. Il passe d’un mode vertical à un mode collaboratif avec un partage d’informations.

Lorsqu’une société est composée de plusieurs entités, l’installation d’une solution informatique de mobilité interne sur l’ensemble des sites, est l’opportunité de revoir tout le process RH en la matière et par conséquent de l’harmoniser pour l’ensemble de ses entités et de développer ainsi une culture d’entreprise. De même, lorsque l’entreprise est composée de plusieurs entités comprenant différentes équipes RH, le SIRH mis en place doit donner l’opportunité à ces équipes de mieux communiquer entre elles, afin de développer une véritable communauté RH 

Par ailleurs , la mobilite interne suppose une transparence totale sur les compétences et les opportunités d’offres d’emplois internes. Le SIRH qui accompagnera cette politique interne doit permettre aux managers et aux recruteurs d’accéder facilement  à une CVthèque  des candidats internes. De même, les salariés doivent avoir facilement accès aux postes à pouvoir et aux évolutions de carrières envisageables au sein de l’entreprise

Améliorer la productivité et fiabiliser les données

Aujourd’hui de nombreux RH n’exploitent pas toutes les données issues du SIRH ou disposent de nombreuses applications qui ne sont pas reliées entre elles et qui apportent des résultats différents. Les entreprises qui se sont données pour enjeu de développer la mobilité interne doivent repenser leur SIRH en investissant sur des solutions globales intégrant plusieurs fonctionnalités liées à la gestion des talents (entretiens d’appréciation, formation, projet professionnel, revue de personnel, bourse d’emploi…)

En effet, d’après le baromètre RH publié par le cabinet Bodet Software en novembre 2014, pour 64% des professionnels de la fonction RH, le SIRH permet, d’une part, de gagner en productivité grâce au partage d’une base de données commune et à l’intégration des différents modules entre eux, et, d’autre part, de disposer de données plus fiables grâce à la base de données unique.

En automatisant les tâches à faible valeur ajoutée, en dématérialisant le processus et en assurant la coordination entre les acteurs, l’entreprise peut effectuer des gains de productivité sur l’ensemble du processus de mobilité. Elle pourra ainsi se consacrer à des activités à plus forte valeur ajoutée. 

Mesurer la performance

La mobilité interne est un indicateur pour mesurer l’impact de la gestion des talents sur l’entreprise, au même titre que l’implication des collaborateurs, le turn over, les opportunités de carrière et plans de succession, la capacité de management, le coût et la durée d’embauche. 

Dans une logique de recherche de la performance et d’une évaluation du retour sur investissement (ou du calcul du ROI), avoir des indicateurs fiables mesurant l’impact de la gestion des talents est devenu aujourd’hui essentiel pour les entreprises ayant axé leur stratégie de recrutement sur la mobilité interne. D’après l’étude menée en 2010 par Bersin & Associates, plus de 87 % des organisations interrogées estiment que les données nécessaires à la réalisation d’une quelconque analyse de leur personnel ne sont que partiellement ou pas disponibles. Ces informations sont pourtant indispensables pour les dirigeants qui doivent prendre les bonnes décisions relatives à leurs collaborateurs.

Les RH des entreprises qui ont investi dans des solutions informatiques intégrées de gestion de talent sont désormais plus outillés pour apporter des informations plus fiables à leurs dirigeants. Ils passent moins de temps à des activités chronophages et plus de temps à aider leurs dirigeants à prendre des décisions cohérentes pour l’entreprise grâce à des outils d’analyse et de reporting pertinents. Cependant, très peu ont jusqu'alors réussi à  déterminer le ROI avec précision. L’étude “Le recrutement interne en Europe” de Cornerstone OnDemand, montre que le principal indicateur utilisé par les entreprises est le nombre de postes pourvus. Sur les 77% des sociétés interrogées qui considèrent le recrutement interne essentiel ou important, presque un tiers des entreprises (31% en France) n'a pas le moindre indicateur de performance sur le recrutement interne. Le défi de l’entreprise est par conséquent de bien définir les indicateurs clés de performance par rapport à sa stratégie de recrutement interne. 

La performance d’un SIRH s’évaluera sur les outils de reporting qu’il peut proposer. Celui-ci doit être capable de déterminer le coût d’une mobilité interne par rapport à une mobilité externe, de fournir des ratios de montée en compétences des collaborateurs. Cela nécessite une maîtrise de l’ensemble du processus. Les entreprises qui y parviendront,  obtiendront des résultats significatifs et par conséquent les impacts financiers seront considérables. 

Le SIRH devra aussi mesurer les temps et le coût de recrutement.

Communiquer  autour de la mobilité

Pour développer la mobilité interne au sein de l’entreprise, la fonction RH doit impérativement communiquer auprès de tous les acteurs de toutes les actions mises en place (outils à disposition des salariés, postes vacants…) dans ce domaine. Il est important qu’elle puisse communiquer sur les tableaux de bord, les valoriser, présenter les résultats (ex : nombre de mobilités réalisées dans l’année, nombre de mobilités par métier…), présenter des exemples de parcours professionnel réussi, faire témoigner des salariés ayant réalisé une mobilité. Toutes ces actions valorisent ainsi la politique de mobilité interne mise en place  par l’entreprise. Notons que le SIRH est encore une fois l’outil  adéquate pour aider la fonction RH dans ses actions de communication.   

 SOMMAIRE GENERAL 

 

Master MRH

Master Management des Ressources Humaines de Lille

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