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Le numérique au service de la construction et du développement des talents

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Le système de gestion de la formation facilite le développement des talents

Chloe FOURDIN

Construire les talents implique beaucoup d’interactions entre les différents acteurs de l’entreprise, beaucoup d’éléments à compiler et beaucoup d’obligations légales à satisfaire. 

 

Interview de Liza Guellerin, Responsable formation Groupe / Académie TEREOS

Quels sont selon vous les impacts du numérique sur le développement des talents ? 

Le numérique est important, vital pour le développement des talents. Il faut avoir la possibilité de se former sur des temps « prévus » mais aussi quand on trouve le temps selon nos contraintes quotidiennes.  C’est aussi très important au niveau de la stratégie du groupe : passer des messages communs, rapidement et parfois simultanément est essentiel. 

Quel est l’objectif de Tereos avec l’implantation d’un LMS ?

Nous souhaitons intégrer un LMS pour nous aider – mettre à disposition les modules de formation, des vidéos ciblées…etc sur une seule et même plateforme. Ceci nous permettra également de noter et évaluer de façon qualitative et précise les individus ayant suivi les formations. Finalement il nous permettra de mettre en place des blended learning (présentiel+à distance) autant pour des sujets « génériques » que pour des sujets plus spécifiques à Tereos ». 

Quels modes (e-learning, MOOC…) et types de formation seront diffusés  via Crossnowledge?

Nous diffuserons de l’e-learning « traditionnel », des vidéocasts (contenus très courts filmés en format vidéo) et des action Tips (fiches outils).  Dans un premier temps nous diffuserons  des formations managériales, par la suite nous envisageons de diffuser des formations métier par e-learning qui seront alors construites en interne par Tereos et mise à disposition sur le LMS ».

Quels sont selon vous les points de vigilance de ces modes d’apprentissage comparativement à une formation présentielle ? 

    • Il faut être vigilant quant à la discipline des participants qui ne suivent pas leur e-learning ou ne les suivent pas dans le temps imparti ;
    • Trop de modules dans un temps illimité ;
    • La formation à distance n’est pas encore démocratisée et peut déstabiliser certains qui seront de ce fait moins réceptifs au contenu de la formation ;
    • Une mauvaise connexion internet qui peut rendre compliqué le déroulé de la formation et rapidement décourager l’apprenant ;
    • Les vidéos ou les études de cas sont efficaces pour apprendre, mais les formations présentielles permettent toujours de faire un vrai jeu de rôle (qui est très important lorsqu’on souhaite changer un comportement) et donc d’avoir un feedback immédiat d’un expert ou d’un consultant.

Les nombreux acteurs de la formation

 Plusieurs acteurs interviennent dans le processus de formation des talents : 

  • Les salariés qui participent aux sessions de formation et expriment des besoins
  • Les managers qui répertorient les actions de formation à réaliser lors de l’entretien annuel ou encore lors des entretiens de recueil des besoins avec le responsable de la formation
  • Le responsable formation qui recueille les besoins, construit le plan de formation, arbitre en fonction du budget, organise les formations, sélectionne les prestataires, suit les actions de formation par l’évaluation de la satisfaction et des objectifs.  Il suit également le déroulement du plan de formation régulièrement.
  • Les organismes de formations qui dispensent les formations et fournissent les éléments administratifs
  • La direction des ressources humaines qui supervise la fonction formation en s’assurant qu’elle est bien en adéquation avec la stratégie de l’entreprise
  • Les autres services de l’entreprise telle que la comptabilité qui assure le paiement des prestataires.

Nous constatons que la formation regroupe un grand nombre d’intervenants et que pour cela, la fonction a besoin d’être structurée afin d’apporter une réelle qualité de service aux clients internes et à ses interlocuteurs afin d’optimiser le développement des compétences des collaborateurs.

Des processus complexes

La formation aujourd’hui ne se limite plus à une simple gestion administrative. On attend qu’elle apporte une réelle valeur ajoutée pour le développement des talents et qu’elle s’inscrive dans un plan de développement global en lien avec d’autres domaines RH tels que la gestion des carrières ou encore le recrutement.

Pour cela, le suivi et la gestion de la formation se sont enrichis d’étapes de suivi et de reporting :

  • Recueil des besoins en formation
  • Arbitrage sur les besoins en fonction du budget et des priorités de formation
  • Création des stages et sessions de formation
  • Organisation des formations
  • Suivi des coûts de formation 
  • Suivi administratif des formations
  • Evaluations de satisfaction, des objectifs et de la mise en pratique

La gestion de la formation implique donc beaucoup d’étapes et beaucoup d’acteurs. Les interactions entre tous et le volume des formations à planifier rendent complexe la gestion de la formation au sein des entreprises.

Les objectifs du SIRH formation

Face à cette description du contexte de la formation, la mise en place d’un SIRH permettant le développement des compétences des collaborateurs a généralement trois objectifs :

  • Financier : 
    • Il permet l’optimisation de la productivité des acteurs de la formation : le recueil des besoins, les arbitrages, la gestion administrative et le suivi des formations étant facilités par ce système de gestion, il permet aux gestionnaires des compétences de répartir leur temps sur des activités à valeur ajoutée plus importante.
    • Optimisation des budgets de la formation : les budgets formation en France sont complexes : en effet les entreprises ont généralement 4 budgets à gérer : le budget dédié au plan, le financement du CIF, du CPF et de la période de professionnalisation. Par une meilleure visibilité sur le suivi de ceux-ci l’entreprise peut optimiser ses budgets et ainsi les formations qu’elle dispense.
  • Organisationnel : 
    • Il doit permettre de diminuer les tâches administratives à faible valeur ajoutée afin de permettre à la fonction formation de dédier d’avantage de temps à l’ingénierie de formation et donc au développement des compétences des collaborateurs en lien avec la stratégie de l’entreprise.
    • L’homogénéisation des processus de l’entreprise permettent une consolidation plus simple et plus fiable. La mise en place d’un SIRH permet notamment une professionnalisation des acteurs de la formation. 
  • Humain : 
    • Développer les compétences des collaborateurs grâce à une gestion égalitaire et plus objective des besoins en formation.

Les domaines d’intervention du SIRH Formation

Le SIRH formation va intervenir au cours de beaucoup d’étapes du processus de formation. 

  • La construction du plan de formation

A cette étape du processus, le SIRH va permettre la consolidation de tous les besoins recueillis ainsi que leur valorisation avant de procéder à d’éventuels arbitrages en fonction du budget dédié à la formation. Certaines entreprises donnent accès à leur SIRH en libre-service permettant la saisie directe par les collaborateurs et les managers de leurs besoins et/ou souhaits de formation.

Lors de la saisie des besoins, une priorité de formation est affectée à chaque action ce qui permettra au responsable formation d’arbitrer plus aisément en fonction du budget accordé.

  • Le suivi et la mise en œuvre du plan de formation

Le SIRH va aider le responsable formation à gérer la « logistique » de la mise en œuvre de la formation. En effet, en fonction du type de formation interne, externe, de langue ou à distance la gestion sera plus ou moins « lourde » à gérer en terme administratif et organisationnel.

Le SIRH permettra de gérer les convocations, les feuilles de présences, les réservations de salles…. Le SIRH pourra lancer des alertes en cas d’oubli ce qui facilitera nettement l’organisation du responsable de formation afin que les formations organisées se déroulent dans les meilleures conditions.

La gestion des coûts et des factures est également une partie importante. Le suivi rigoureux des coûts est essentiel pour valoriser régulièrement le budget consommé, restant et en cours. Il est également important de suivre les éventuels financements accordés par les OPCA ou autres organismes. 

La gestion du budget et de la partie administrative de la formation ne doit pas être négligée dans le SI car elle est garante d’une part du bon déroulement des formations pour les stagiaires et d’autre part, d’une rigueur dans la gestion budgétaire non négligeable pour les relations avec les autres directions concernées qui jugeront de la capacité de gestion du département formation. Ce qui pourrait impacter le montant des budgets alloués dans le futur.

  • L’évaluation des formations 

L’évaluation des formations est importante pour le développement et la construction des talents. Il en existe différents types : celles qui permettent aux collaborateurs de s’exprimer sur leur satisfaction quant à la formation à chaud et à froid et celles qui permettent de vérifier l’acquisition des compétences ciblées et la mise en situation des connaissances acquises durant la formation. 

Ces éléments essentiels pour le suivi des parcours individuels dans l’entreprise, peuvent être gérés par le SI formation : souvent les réponses aux questionnaires doivent être saisies de nouveau par le gestionnaire de formation afin d’en constituer une base d’éléments de réponses exploitables. Peu de système permettent aujourd’hui une intégration directe dans l’outil sans saisie manuelle des réponses. Les outils proposant ce genre de prestation sont souvent des outils spécialisés en évaluation de la formation.

  • Le reporting 

Le reporting est un élément essentiel qui découle également de la qualité de saisie des informations.

Le reporting sert à de multiples occasions : au gestionnaire de formation pour suivre régulièrement le budget, les formations réalisées, engagées, prévues, le nombre de personnes formées, les nombres d’heures dédiées à la formation, le budget dépensé…. Il sert aussi aux occasions définies légalement pour les présentations auprès institutions représentatives du personnel (CE, DP…).

Le reporting permet également au responsable formation d’engager de réelles relations de partenariat avec les managers afin de leur fournir des informations précises sur la formation et le développement des compétences de leur équipe.

Des reportings de qualité facilitent la pratique quotidienne des gestionnaires de formation qui peuvent ainsi communiquer très facilement auprès des différents interlocuteurs des informations fiables et pertinentes.

Nécessité d’une interface et choix du SIRH

Plusieurs types de SIRH existent sur le marché : des ERP regroupant l’ensemble des modules RH (recrutement, formation, gestion de carrières …) et des solutions spécialisées nommées « best of breed ». Souvent, les solutions spécialisées sont plus performantes puisqu’elles développent des particularités sur la formation. En revanche, elles ne permettent pas à priori d’effectuer un lien avec les autres applications RH, ce qui est pourtant nécessaire pour développer les talents de façon cohérente.

Le choix d’un SI spécialisé dans la formation se fera selon l’importance donnée au développement des talents dans l’entreprise. En revanche si la solution finalement choisie est un SI spécialisé, il convient d’étudier sérieusement les interfaces qui peuvent être réalisées entre les outils RH afin d’éviter le « re »travail manuel qui priverait l’entreprise du croisement des données entre les différents domaines RH ce qui paraitrait incohérent puisque tous les domaines RH sont interdépendants.

Nous constatons donc que le système informatique de la gestion de la formation permet à la fois de faciliter le travail du service formation mais également d’obtenir des éléments d’analyse plus fins et plus pertinents pour accompagner le développement des talents. 

Le temps et la productivité gagnés par la formation grâce aux systèmes de gestion va pouvoir être mise à profit pour accompagner plus qualitativement le développement des talents.

Exemple : les caractéristiques du module formation proposé par Cornerstone

Le module de formation proposé par l’éditeur Cornerstone permet de: 

    • Diffuser des contenus de formation variés grâce à l'apprentissage formel (cours présentiels, e-learning...) et à l'apprentissage entre collègues et aux outils de partage sociaux grâce à Cornerstone Connect
    • Proposer les actions de formation encourageant les collaborateurs à s'impliquer dans leur développement, grâce à des contenus disponibles sur appareil mobile.
    • Associer dans un même parcours des forums, des cours avec formateur, des cours en ligne, des formations sur mobile dans une seule et même expérience d'apprentissage 
    • Faire le lien entre les données de formation et la performance des collaborateurs, offrant ainsi une vision globale  aux acteurs de l’entreprise concernés par la gestion des talents.

La solution LMS de Cornerstone offre plusieurs fonctionnalités aux différents protagonistes de l’entreprise permettant ainsi une réelle optimisation et une organisation facilitée de la gestion de talents: 


Des moyens pédagogiques variés 

 L’informatique a introduit des bouleversements dans notre façon de travailler et donc dans notre façon de former les talents. Chacun recherche une formation unique et personnalisée qui corresponde exactement à ses attentes : pour cela les nouvelles technologies offrent depuis quelques années déjà une multitude de moyens d’apprentissage différents qu’il appartient à l’entreprise de « mixer » afin d’offrir à ses collaborateurs les solutions qui les feront exceller dans leur domaine.

L’enjeu aujourd’hui est donc de construire des dispositifs mixtes, adapté au public auquel nous nous adressons afin que la formation permette d’acquérir le plus efficacement possible les compétences visées. 

Réalisons un tour d’horizon des moyens à disposition des entreprises pour construire et développer leurs talents.

Moyens de formation 

Depuis les années 1990, sont arrivés dans les entreprises de nouveaux moyens pédagogiques permis par les nouvelles technologies. En effet après l’arrivée du e-learning dans les années 90 se sont introduits dans les entreprises les serious games, les Moocs et les réseaux sociaux d’entreprise.

  • Le E-learning ou formation à distance

Depuis son arrivée sur le marché, le e-learning, ses contenus et les technologies à sa disposition ont considérablement évolué.

Le E-learning est totalement flexible et instantané, il permet de suivre une formation n’ importe où et n’importe quand. Il permet aux entreprises de suivre le niveau d’acquisition et d’assiduité des collaborateurs. En cela, le e-learning représente une réelle opportunité pour l’entreprise pour l’aider au suivi du développement de ses talents. 

Beaucoup d’organismes de formations l’ont développé, rencontre avec l’un d’entre eux : 

Interview du chargé de relations entreprises de l'ENACO

Quelle est la spécificité de l’ENACO ?

ENACO dispense 26 formations en e-learning, dans les domaines du commerce, du marketing, du management et de l'immobilier (jusqu'a niveau Bac +5). ENACO propose également aux entreprises une solution englobant la technologie e-learning (LMS, Mobile learning), la réalisation des contenus pédagogiques, le tutorat personnalisé, le tout dans le cadre d'une forte démarche Qualité ».

A quels profils vous adressez-vous ?

Nous nous adressons à tout type de profils, de l’étudiant en formation initiale au cadre supérieur qui souhaite se perfectionner sur un domaine particulier, notamment en gestion de projet formation pour laquelle nous avons un partenariat avec l’université de Stanford qui délivre des certifications PNP ».

Quels sont les conditions nécessaires au succès pour des programmes dispensés totalement à distance ?

A distance ne signifie pas sans accompagnement. ENACO bénéficie d’une équipe pédagogique très présente. Que ce soit pour la construction des cours en ligne, pour leur mise à jour ou pour l’accompagnement des étudiants. En effet, ENACO mise beaucoup sur cette équipe qui constitue en grande partie la réussite des étudiants. 

Une autre condition réside également en l’adaptation des supports pédagogiques utilisés avec l’enseignement dispensé.

Quels supports pédagogiques utilisez-vous ?

Nous utilisons des supports pédagogiques variés afin de donner envie d’apprendre et d’éviter la monotonie. Nous utilisons donc des PowerPoint, des Mooc, des forums ou des supports plus classiques en tentant à chaque fois d’adapter le support au type d’enseignement dispensé. Notre plateforme e-trotter, développée par nos ingénieurs en interne permet d’héberger les cours, les forums, les quizz, mais également une bibliothèque en ligne qui donne accès à un grand nombre d’ouvrages. 

Quels sont les avantages de cette formule par rapport à une formule présentielle pour les salariés?

Ce que propose ENACO permet de se former à n’importe quel moment, quand l’agenda le permet. Si je m’étais aménagé un temps de formation un après-midi et que mon agenda ne me permet pas de l’assurer je peux aisément le décaler et le repositionner à un autre moment. Cette formule offre une réelle flexibilité dans l’emploi du temps. Cela permet également de se connecter de n’importe quel appareil : Smartphone, tablette, ordinateur et d’optimiser ainsi son temps de trajet par exemple.

Les LMS (Learning management systems) permettent la diffusion de ces modules e-learning et les technologies qui lui sont associées permettent d’adapter le contenu de la formation en fonction du niveau du collaborateur. Ils offrent également la possibilité à l’apprenant de se situer dans son cheminement d’apprentissage. Les LMS sont des plateformes qui permettent d’héberger les modules e-learning. Progressivement on parle plus de LCMS (learning content management system) puisque les entreprises vont progressivement souhaiter pouvoir gérer le contenu des modules, ce que permettent les LCMS.

Le e-learning a encore plus d’intérêt et d’attrait depuis le développement des moyens de diffusion de ce dernier : de plus en plus de collaborateurs sont équipés de smartphone, de tablettes ou d’ordinateurs portables qui leur permettent de visualiser les modules lorsqu’ils le souhaitent et leur permettent ainsi d’optimiser leur temps. 

Depuis l’arrivée du e-learning, la pédagogie a évolué, en effet il a été prouvé que les modules très courts étaient mieux assimilés par les stagiaires poussant les concepteurs à élaborer des modules très courts assimilables rapidement et visualisables à tout moment.

Le e-learning reste tout de même un moyen pédagogique rarement utilisé seul, contrairement au présentiel.

  • Les serious games 

Les serious games détournent les jeux vidéo en y incluant des scénarios pédagogiques afin de rendre l’apprentissage plus ludique. Il existe des serious games à message ou encore des serious games de simulation qui permettent de simuler des situations de travail réelles.

Cette méthode pédagogique permet une grande efficacité d’assimilation du collaborateur car il est aux commandes et peut ainsi apprendre tout en s’exerçant pour favoriser l’apprentissage. 

Le serious game EHPAD’PANIC a été conçu à destination du personnel soignant. Dans ce « jeu » le collaborateur incarne un infirmier confronté à des situations complexes qu’il doit résoudre : prise de médicaments, refus des soins, crise de panique… Il a pour but d’apprendre à gérer les situations de crises tout en gardant son sang-froid et en veillant à maintenir le bien-être du patient.

Les "In Basket MRH", conçus au sein du Master MRH de Lille

  • Les Moocs : massive open online courses

Les Moocs, mis en place par les universités et les écoles se développent énormément et permettent de se former gratuitement grâce à des cours en ligne. Les ressources vidéos sont souvent disponibles et visualisables à n’importe quel moment par les individus et sont complétées par d’autres formats : des vidéos interactives en direct, des supports pédagogiques et surtout des forums, des chats, des wikis enrichis par la communauté.

Nous assistons déjà à la seconde génération de Moocs qui est à la fois connectiviste et collaborative. La première génération de Moocs qui était connectiviste avait pour principal objectif de rassembler une communauté autour d’un sujet pour lui faire produire du savoir et de la connaissance. La seconde génération est d’avantage un apprentissage vertical : le contenu est créé et partagé par un formateur pour une communauté. L’intérêt de ces Moocs réside en la multiplicité des échanges ce qui enrichie énormément les différents individus.

Les Moocs relèvent plus du social Learning que de l’e-learning. Ils apportent une certaine liberté à ceux qui se lancent dans l’aventure (souvent un grand nombre de personnes), le rythme est libre et chacun a le choix ou non d’aller au bout. 

Au-delà des Moocs universitaires se développent aujourd’hui les Mooc d’entreprises appelés COOC (Corporate open online courses) ou SPOC (Small Open Online Courses). En effet, certaines entreprises comme GDF Suez, La Société Générale ou Pernod Ricard ont adopté cette formule. Ils représentent un premier avantage lié au coût pour les entreprises, qui peuvent de ce fait dispenser une formation rapidement à une population massive.

Selon une étude 9% des inscrits suive plus de 50 % du module et 8 à 10% achève et valide le Mooc. Même si ces statistiques paraissent faibles, cela représente un nombre important de certificats délivrés in-fine.

En effet, plusieurs éléments peuvent freiner l’acceptation des MOOCS : difficile de s’aménager du temps pour le suivre en plusieurs créneaux séquencés, tentation de la tricherie, impossibilité pour le formateur de s’adresser aux apprenants…Pourtant, plusieurs grandes entreprises telles que Orange, BNP Paribas ou Total se lancent dans la création de MOOC destinés à leurs collaborateurs, et ce, malgré l’investissement financier et temporel que cela nécessite (6 mois environ pour un budget avoisinant les 100 000€). 

Néanmoins, pour une entreprise positionnée sur un fort marché concurrentiel, un MOOC apparait comme un véritable outil de visibilité et une vitrine pour les collaborateurs qui y travaillent  car elle prouve ainsi, en étant  capable de dispenser un cours grand public qu’elle est légitime, référente et experte sur le sujet traité…

BNP Paribas a créé en 2014 un MOOC concernant la réglementation SEPA, présenté par une collaboratrice de la banque. Disponible gratuitement sur la plateforme néomédia, ce MOOC ouvert à tous permet en 4h (1h par semaine sur 1 mois) de comprendre les enjeux du paiement SEPA. La BNP réussie donc grâce à cela à se différencier de ses concurrents en offrant des enseignements fondés sur une expertise bancaire basée sur le cœur de métier du groupe. 

Relayée sur une plateforme, sur les réseaux sociaux, sur les sites des entreprises, les MOOC favorisent la bonne réputation d’une entreprise, d’une marque. Les entreprises ont le choix : elles sélectionnent leur prestataire et peuvent ou non personnaliser le contenu en fonction du message à faire passer. 

Renault a par exemple construit un COOC pour le lancement de la Clio RS afin que l’ensemble des membres du groupe puisse parler des dernières fonctionnalités.

Les SOOC sont quant à eux une nouvelle formule du COOC où un accompagnement des collaborateurs est proposé afin de palier au taux d’abondon ou de suivi peu rigoureux du module.

  • Les réseaux sociaux d’entreprises

Les réseaux sociaux d’entreprises représentent l’interaction, une sorte d’enseignement informel où les apprentissages sont complétés par des interactions sociales. Les réseaux sociaux sont des plateformes collaboratives constituées de blogs, de wikis, de forums et favorisent les échanges et le travail collaboratif.

Les entreprises peuvent nettement enrichir leur capital talent en favorisant ce type d’échanges qui rapprochent des communautés qui ne se côtoient pas nécessairement au quotidien. Les échanges qui se créent peuvent faire émerger de nouvelles idées, permettre la résolution de problèmes. L’entreprise peut également, par ce biais, identifier des talents par les interactions qui y ont lieu et par les apports de chacun.

  • La vision de la formation présentielle revisitée

L’information qui se propage toujours plus vite grâce aux nouvelles technologies fait que les apprenants ont changé leur rapport au savoir et à la pédagogie. L’information circule toujours plus vite et de manière instantanée. La formation présentielle qui était initialement le seul moyen de formation est aujourd’hui remise en question. Sa place est devenue relative comparativement à tous les autres moyens disponibles sur le marché. La formation présentielle est aujourd’hui remise en cause car il a été prouvé que l’on ne retient que 10 % de ce que l’on a entendu. Le développement de l’e-learning a changé le rapport à la formation présentielle qui est aujourd’hui d’avantage utilisée pour des mises en situations ou pour favoriser la pratique ou encore pour des formations groupées qui ont un réel intérêt de réflexion collective encadrée.

  • Le blended learning, la nouvelle formule gagnante

Nous l’avons constaté dans les présentations des nouveaux modes d’apprentissage : chacun d’entre eux ont des atouts et des faiblesses. La combinaison des moyens offrira aux entreprises des formules réellement performantes. Pour cela, il n’existe pas de formule miracle de « blended learning », il est nécessaire que la fonction formation de l’entreprise adapte sa stratégie pédagogique à la population, à la culture et aux objectifs recherchés.

Exemple : Modules blended eLarning de Cornerstone

Cornerstone dispose d’un ensemble de fonctionnalités complet et intégré de façon à gérer l’apprentissage à distance. Il permet de gérer les formations à distance de types suivants :

    • Contenus pédagogiques simples créés à partir de Powerpoint
    • Contenus multimédia 
    • Contenus créés dans Cornerstone 
    • Contenus eLearning 
    • Formation en salle de classe virtuelle 
    • Cours rapide 
    • Des tests et quizz directement créés dans Cornerstone 
    • D’accéder à une bibliothèque de contenus eLearning de plus de 30.000 titres conçus des partenaires tels que Skillsoft, ElementK, Thomson…

 

 

 SOMMAIRE GENERAL 

 

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